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Compliance aplicado a realidade do COVID 19

Reflexões a respeito de cenários e medidas aplicáveis pelo Compliance em tempos de pandemia

 

Por Ariel Litvac Compliance Manager Santander Securities Services e Carine Bastos Almeida Gerente Jurídica, Riscos Corporativos e Compliance da BSBIOS Energia Renovável

Em tempos de COVID-19 as empresas brasileiras se deparam diante de um dos seus maiores (se não o maior) desafio de sua história. Neste cenário o papel de Compliance encara um arcabouço de indefinições e desafios sem precedentes. Antes mesmo que um final esteja definido, aqui cabe mencionar que este artigo foi escrito ainda dentro dos primeiros 30 dias do início da pandemia no Brasil, cuja primeira confirmação de caso positivo ocorreu em 26/02/2020.

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Até então as empresas tinham seus planos de continuidade de negócios “bem desenhados”, isto quer dizer aprovados em Diretoria, como muito em Conselho de Administração, e testados anualmente. Contudo, o home office não é uma prática no mercado em geral, bem como migrar 80 – 100% para este modelo em poucos dias raramente foi cogitada. Daí, decorre o desafio enorme, seja pelo aspecto cultural, quanto a confidencialidade e medidas de controles e comportamentais desejáveis para este momento.

Isto significa que o Compliance e a Gestão de Riscos passam por testes reais de eficiência, sendo desafiados a entregar ao negócio um plano estratégico identificando os riscos advindos dos efeitos da epidemia, bem como sugestões de ações rápidas e efetivas diante dos obstáculos que se apresentam com o novo cenário de incertezas.

Com isso, estabelecer um foco é importante. Por onde começar?

– Acreditamos que a formação de um comitê de crise com donos de riscos que detenham visão sistêmica dos negócios e operações da Companhia é fundamental.

– Abordagem interdisciplinar com apoio das áreas que tratam de questões médicas, segurança do trabalho e gestão de pessoas também é relevante. Além disso, revisitar a matriz de risco e estabelecer prioridade na atuação poderá ser muito útil na organização e direcionamento dos esforços.

– A utilização de reuniões online (zoom, hangout, teams e afins) é muito bem vinda, contudo se torna indispensável adotar cuidados como certificar que membros convocados estão presentes, bem como, se o envio do convite/link de conexão foram feitos para o público correto e não houve extravios.

– Operações, clientes ou negócios que outrora eram evitados, podem voltar à tona visto que certamente um impacto na receita das empresas ocorrerá. Esta questão requer atenção especial redimensionamento dos processos de KYC/KYP, apetite a risco e governança.

– Atenção a agenda regulatória, dada que datas de informes, entregas e relatórios podem ser (inclusive já estão) postergados pelos órgãos reguladores e autorregulação.

E para a área de Compliance?

– Não menos importante o Programa de Compliance do exercício deve ter seu planejamento revisitado, sua dinâmica de treinamentos corporativos deve ser adaptada para o ambiente virtual e conectada aos novos riscos advindos das situações acima levantadas. A diretoria da empresa precisa estar atenta e apoiar as medidas propostas.

– A atuação como parceiro do negócio deve reforçar a orientação das equipes no manejo de ferramentas e informações confidenciais da empresa fora do ambiente de trabalho, visto que o colaborador encontra-se executando suas funções dentro um contexto familiar. Como mensurar a confidencialidade das informações neste cenário é relevante. Aqui a aplicação prática do que o colaborador compreendeu sobre Código de Conduta Ética será crucial.

– Em momento de home office se limita a questão de ramais gravados e se incrementa as comunicações por chats e aplicativos de mensagens instantâneas. A definição de ferramentas profissionais aprovadas pela Companhia deve ser amplamente divulgada e utilizada por seus colaboradores, seja pela ótica da rastreabilidade e ou por sua formalização.

– Os canais de denúncia deverão ser apoio dos colaboradores em relação a medidas abusivas, seja de prazo, metas e afins. Portanto, cabe a recorrente atenção especial a este mecanismo.

Aqui coube algumas poucas reflexões a respeito de cenários e medidas aplicáveis, portanto, o tema será (e deverá ser) debatido a cada dia sob a perspectiva de uma nova condição ou cenário. A discussão permanecerá ampla mesmo após o fim da epidemia (o qual esperamos que seja logo) e deixará lições para as linhas de defesa das organizações.

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