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Empresas devem prestar atenção em novos detalhes de compliance

Por Rodrigo Coutinho Advogado especializado em compliance. Diretor Acadêmico do Instituto Compliance Brasil.

A Lei 12.846/13, mais conhecida por Lei Anticorrupção, teve um novo capítulo no dia 8 de abril. Após a publicação do Decreto 8.420/15 que regulamentou a aplicação de sanções, a Controladoria Geral da União (CGU) publicou quatro novos textos que estabelecem critérios sobre as disposições da Lei e também sobre seu Decreto Regulamentador para julgamentos em âmbito federal: as Portarias 909 e 910 e Instruções Normativas nº 1 e 2.

A Portaria 910 disciplina os procedimentos para apuração da responsabilidade, celebração do acordo de leniência e o procedimento da investigação preliminar, ao passo que as Instruções n° 1 e 2 tratam da metodologia para aplicação de multas e o Cadastro das Empresas Punidas.

No entanto, seguramente a Portaria 909 será merecedora da maior atenção dos empresários neste momento, pois trata da avaliação dos programas de integridade (mais conhecidos por programas de compliance) para redução de sanções. Quando investigada, a empresa deverá disponibilizar dois documentos à CGU para que tenha seu programa avaliado: (i) relatório de perfil e (ii) relatório de conformidade do programa.

O primeiro diz respeito às características e informações mais relevantes da empresa e suas atividades. A empresa dever apresentar informações precisas sobre sua estrutura organizacional, competências individuais e processo decisório de forma bastante detalhada. Entre outras informações, deverá também esclarecer a importância e o grau do relacionamento mantido com a administração pública, com a apresentação dos valores de contratos celebrados ou vigentes com entidades e órgãos públicos.

Já o relatório de conformidade prevê a detalhada descrição da estruturação e organização do programa de compliance, considerando os 16 itens fundamentais apresentados no Decreto Regulamentador. A empresa deverá indicar quais destes parâmetros foram adotados e justificar a sua decisão. Ainda, a Portaria apresentou rol não exaustivo de formas de comprovação da implementação e eficiência do programa de compliance, tais como correios eletrônicos, cartas, declarações, correspondências, memorandos, atas de reunião, relatórios, manuais, imagens capturadas da tela de computador, gravações audiovisuais e sonoras, fotografias, ordens de compra, notas fiscais e registros contábeis.

Ou seja, não basta apenas implementar um programa de compliance, mas sim documentar toda e qualquer decisão tomada durante este processo e sempre manter, de forma detalhada, o controle sobre todos os processos da empresa. Evidentemente, os relatórios e registros de uma empresa multinacional deverão ser muito mais criteriosos do que os mantidos pelas médias empresas nacionais e essa razoabilidade deverá estar presente nos julgamentos baseados na lei. No entanto, estes balizadores apresentados podem ser prontamente absorvidos por todas as empresas, ainda que não sejam totalmente implementados por um critério básico de necessidade e capacidade.

Sem dúvidas este texto se tornará grande aliado daquelas empresas que desejam implementar um programa de Compliance, mas não detêm conhecimento e experiência para conduzir este processo. Se com o Decreto não mais havia desculpas para a não aplicação da Lei, agora também as empresas sabem a medida exata de como devem se preparar.

Publicado 27 de Abril, 2015 em Jota – Notícias Jurídicas

 

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